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16-06-2015

10 tendencias tecnológicas que marcarán tus meetings

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La tecnología no solo ha llegado para formar parte de la reunión, sino que su influencia va más allá, para también tomar parte del proceso de reserva y búsqueda de venue, en cómo los asistentes interaccionan onsite o en el post evento. La IACC, la asociación internacional de palacios de congresos, publica su estudio anual donde sus 355 miembros cuentan cómo la tecnología está cada vez más integrada en el mundo meeting. Estas son algunas de las tendencias que se desprenden del estudio y a las que habrá que prestar atención en las próximas reuniones que toque organizar.

1.Los millennials ya forman parte del público y se entienden con la tecnología mucho mejor que la generación precedente. Les gusta estar permanentemente conectados, actualizando sus perfiles sociales, contando todo los que les pasa y para eso necesitan wifi, gratis y a buena velocidad, lo esperan y lo demandan, así que una buena conexión wifi es imprescindible en sus eventos.

2.Fomenta que los asistentes socialicen y el networking vendrá después. Hace tiempo lo de socializar podía tener connotaciones negativas, primando el networking más profesional, pero parece que hay una vuelta a estrechar relaciones más personales, fomentar los espacios para la conversación relajada durante los eventos que permitan establecer contacto de manera menos forzada que un networking en formato coffee o cocktail.

3.La tecnología diseña el espacio de reunión. Los venues se transforman a través del color, la disposición de sillas, el diseño y configuración de la sala. La tecnología ayuda a hacer este cambio radial de los espacios, desde su diseño previo como su apariencia a través de sistemas de controles de iluminación, color, etc.

4.Reuniones geolocalizadas. Las apps para eventos basadas en tecnología GPS facilitan la personalización del meeting para cada asistente con notificaciones a la llegada del venue, cuando valida su entrada en el acceso se puede mandar via app un mensaje de bienvenida con la información más relevante del evento o mostrarles su ubicación dentro del venue y los puntos más interesantes por los que pasarse.

5.Métete en el bolsillo de tu asistente. O lo que es lo mismo, con una app del evento en su smartphone a través de la cual se le pueda informar del programa de reuniones, que pueda consultar el perfil de otros asistentes conectando con sus redes sociales, confirmar sus preferencias en catering e incluso que sirva como espacios para mensajes de los patrocinadores del evento. Resultado: mayor interacción social y más engagement.

6.Un paseo por las nubes a vista de dron. Estas cámaras montadas en dispositivos aéreos teledirigidos no solo se usan en competiciones deportivas, sino que planean ferias y reuniones para sacar fotos de impacto e integrar imágenes aéreas combinadas con la geolocalización.

7.Cables fuera al cargar el móvil. Ahora que los espacios ya habían llenado sus rincones de puntos de recarga de móviles, Ikea se anticipa en sus tiendas con puntos de recarga en los que simplemente es necesario acercar el móvil a lámparas y mesitas, sin necesidad de cables. Así que los hoteles y venues deberán integrar esta tecnología QI en sus mesas de reunión para que los dispositivos se carguen de forma natural dentro de la misma sala.

8.El asistente virtual se cuela en la reunión. Hay ocasiones en las que no es posible asistir a todos los seminarios, congresos y reuniones, simplemente porque las fechas coinciden o por localización. Para estas situaciones, seguir o participar virtualmente en el evento puede ser una solución. Los venues deberán ir integrando salas de reunión con megafonía más amplia, mayor conectividad y velocidad de internet e incluso servicio de video streaming para seguir algunas sesiones en remoto en otro rincón del planeta.

9.Visitas de prospección sin salir de la oficina. Cuando el tiempo escasea y las agendas de los organizadores se llenan cada vez más, antes de contratar un espacio a ciegas por no tener tiempo a organizar una visita de inspección, el venue puede tirar de tecnología para mostrar sus espacios. Desde sistemas como Google Street View a tours virtuales en 3D donde ir recorriendo las salas con distintas posibilidades de montaje, ya es posible recorrer cualquier rincón de un venue sin desplazarse físicamente.

10.¿Reserva de espacios de eventos online? Aunque en los últimos años se han lanzado plataformas de reserva de salones y espacios online, su uso no ha terminado de generalizarse entre los organizadores. Sin embargo, parece que esto va ir progresivamente cambiando. Según este estudio de la IACC, uno de sus asociados cerró el 70% de nuevo negocio a través herramientas de búsqueda y reserva online. Así que es hora de que los venues pongan a punto sus webs y vayan más allá de la galería fotográfica y la adapten como espacio de reserva y alquiler de salas.

 

 


 



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