1. Anticípate. Cuanto más tiempo dispongas para planificar, mejores tarifas conseguirás. Hoteles y espacios reducen sus tarifas en épocas determinadas, averigua cuándo, y se flexible en las fechas. Además, cuanta más antelación tengas, mejor podrás estudiar todas las ofertas y negociar.

2. Busca sustitutos. Puedes ahorrarte toda la papelería del evento a través del canal online, o cambiar el agua mineral por agua del grifo (en algunas ciudades).

3. Busca lo que es barato para el proveedor. Si decides el formato papel, pregunta a la imprenta si algún tipo de papel les haya sobrado de otros pedidos, y pide un descuento. Idem con los espacios: un upgrade no le suele costar nada, y es más fácil conseguir esto que un F&B gratuito, que le cuesta dinero.

4. Concentra tus compras. Si tomas más servicios de un mismo proveedor (por ejemplo concentrando todos tus servicios técnicos en una misma empresa), tendrás mejores condiciones. También puedes negociar varios eventos a la vez (tus próximas tres reuniones con un mismo proveedor, a cambio de un descuento).

5. Piensa diferente. Organiza el acto en un espacio en el que normalmente no se celebren eventos. Además, conseguirás un efecto sorpresa. Ejemplo: un cine o un restaurante durante la mañana, una escuela por la noche. Con cuidado sobre la adecuación a tu evento y la experiencia del lugar para recibir eventos, puede ser una solución. Planifica tu evento en un centro cultural con tienda de regalos incluida, donde podrás utilizar los objetos de la tienda como decoración (que tus asistentes podrán comprar, además).

6. Colabora con colectivos atípicos. Para el diseño de la invitación, pide la colaboración de algún estudiante de arte o artista incipiente, será una referencia para él. También puedes convocar un concurso interno para animar la participación de los empleados.

7. Maximiza recursos. Si organizas varios eventos para públicos diferentes, hazlos en un mismo día. Utiliza el mismo espacio, decoración, catering pero en turnos diferentes. También busca en tu almacén decorados o materiales de eventos anteriores que se puedan utilizar con retoques…