Hace un año, Maarten Vanneste escribió un libro cuyo mensaje era sencillo pero obvio: nuestro sector dedica la mayor parte de sus recursos a la logística (selección del hotel o espacio, gestión de los viajes, organización de la cena de gala...) pero tiene que evolucionar y dedicar mucho más tiempo, talento, recursos al contenido, a la comunicación de los mensajes. El libro impresionó a muchos líderes de nuestro sector. Viendo esto, Maarten decidió no quedarse allí y montar un grupo de líderes para definir cómo aportar este cambio a nuestro sector. Tras varias reuniones internacionales y muchos debates, el grupo publicó un white paper que se presenta como la base de un movimiento que sólo está empezando.

Reproducimos aquí su principal declaración.

Creemos que:

1. Las reuniones tienen el potencial de crear un valor significativamente mayor para los interesados a través de un mejor diseño de contenido y el formato.

2. Las reuniones aportan valor a las partes interesadas a través de las acciones de los participantes y, por tanto, tienen como objetivo cambiar el comportamiento de los participantes.

3. La arquitectura de reuniones (meeting architecture) es la tarea de diseñar la experiencia de la reunión, su contenido, el formato y el contexto, con el fin de facilitar el fortalecimiento o el cambio en el comportamiento de los participantes y, por tanto, proporcionar un mayor valor para los interesados.

4. La arquitectura de reuniones en sí no crea la reunión. Los expertos en logística de las reuniones son los especialistas que se aseguran de que todos los aspectos de las operaciones y de la logística son perfectos y se entregan al costo más bajo posible. Son igualmente importantes y sus competencias profesionales deben seguir desarrollándose.

5. Con el fin de aprovechar plenamente el potencial de la arquitectura de reuniones, todos los involucrados en la industria deben trabajar juntos, poniendo el interés común de la industria antes de los intereses individuales de las asociaciones u otras partes interesadas. Sólo mediante el intercambio y la colaboración, podemos crear un impacto global significativo.

6. Necesitamos una formación reconocida y coherente a nivel universitario, así como el desarrollo profesional de las organizaciones de la industria con el fin de aprovechar plenamente el potencial de la arquitectura de reuniones.

7. Creemos que es necesario establecer un proyecto de dos años con participación de toda la industria, con la misión de desarrollar los aspectos conceptuales, organizativos y financieros básicos para la aplicación a largo plazo de arquitectura de reuniones como una disciplina de gestión reconocida.

Más información en www.meetingarchitecture.org