Entre el 10 y el 25% calcula un informe de CWT Travel Management Institute que pueden ahorrarse las empresas aplicando estas prácticas al sector de M&E. Esta institución lleva a cabo periódicamente estudios para ayudar a las empresas a gestionar mas eficazmente sus cuentas de viajes, y el último se ha centrado en Reuniones y Eventos.

A través de 222 entrevistas en profundidad a responsables de M&E en 15 países y 40 entrevistas a expertos en todo el mundo, 2.360 cuestionarios a participantes en eventos en 6 países, así como en los propios datos y de CWT, se han deducido conclusiones muy interesantes:

-Uno de los datos más llamativos que arroja el estudio es que, pese a la importancia del gasto que supone la partida para M&E, muchas empresas aún no cuentan con una estrategia clara en este campo ni con políticas claras que permitan optimizar gastos.

-Según se desprende de las encuestas, el gasto en M&E representa de media entre un 0,5% y un 1,5% de los ingresos de las empresas, en función del sector de actividad, o entre el 35% y el 60% del importe que gastan por separado en los viajes de empresa puntuales. Y, pese a estos , muchas de ellas siguen sin ponerse las pilas en este tema.

"Las empresas buscan un rendimiento real de su inversión"

-Es importante destacar que ahorro no significa simplemente ahorro de costes: Según Christophe Renard, vicepresidente corporativo de marketing e inteligencia empresarial de CWT, “las empresas con un buen programa de reuniones y eventos no buscan un rendimiento real de su inversión. Sus decisiones se basan en objetivos comerciales y tratan de implicar a todos los departamentos de la organización, incluida la unidad de compras, para garantizar que toman un enfoque equilibrado".

Para maximizar la gestión de M&E, las empresas pueden seguir una serie de pasos, según CWT:

-Organización centralizada: Analizar el gasto y establecer la organización de M&E adecuada, recoger y hacer un seguimiento de los datos en toda la empresa y en todas las categorías de gasto de M&E permite que las empresas estimen sus costes totales de forma eficaz.

- Diseñar una estrategia y una política de M&E, que respalde los objetivos estratégicos con normas precisas, términos contractuales estándares y procesos específicos para su seguimiento.

-Crear un calendario anual de eventos y presupuesto de M&E. Esto permite que las organizaciones hagan el mejor uso de sus recursos y ofrece una mayor visibilidad para negociaciones con los proveedores.

-Seleccionar y negociar con los proveedores. Trabajar con agencias de M&E preferentes, socios logísticos y proveedores tecnológicos permite que las empresas fomenten la experiencia externa a la vez que reducen los costes.

-Muchas empresas también trabajan con un número limitado de hoteles y aerolíneas preferentes de su programa de viajes de empresa para crear sinergias.

-Establecer un proceso de planificación formal. Los objetivos comerciales bien definidos, los procesos de aprobación formal, la planificación avanzada, los destinos bien escogidos y la subcontratación fomentan la sistematización y el cumplimiento en toda la organización y ayudan a garantizar el rendimiento de la inversión.

Registro eficaz de la asistencia

-Sustituir los procesos de registro manual por tecnología permite ahorrar tiempo y mejorar la coordinación y la calidad de los datos para los organizadores y los asistentes de M&E. Asimismo, el software de gestión estratégica de las reuniones ofrece una solución más completa para la gestión de procesos, contratación y gasto.

-Optimizar el pago y el reembolso. El uso de un único modo de pago como, por ejemplo, una tarjeta de reuniones corporativas para todos los costes de proveedores y una tarjeta de crédito corporativa para los gastos reembolsables de los asistentes permite que las empresas gestionen mejor los datos de los gastos y fomenten el cumplimiento del programa de M&E.

Progreso contínuo

-Evaluar el cumplimiento de la política y el rendimiento de M&E. Los indicadores de rendimiento estandarizados que miden la satisfacción, el ahorro, el rendimiento de los proveedores y el cumplimiento de las políticas adoptadas permiten que las empresas comparen su rendimiento con los objetivos, identifiquen áreas de mejora y garanticen un progreso continuo.