Actividades:
El catering
En vez de servir una gran variedad de comida, reducí la selección pero manteniendo siempre el equilibrio: carne, verduras, frutas y postres. Podés ofrecer ingredientes menos costosos (por ejemplo, pollo en lugar de carne o marisco).

Siguiendo la tendencia actual de comer sano, podés ofrecer un exquisito bar de ensaladas con salsas variadas. Decorá el bar, por ejemplo, presentando las ensaladas en ensaladeras grandes sobre una gran tabla de hielo picado. Disponé ensaladeras y bols de colores diferentes y chillones para crear una mesa de buffet irresistible. Además, la comida ligera impide que la gente se duerma después de una comilona…

Cualquiera que sea el estilo de comida, pensá que el buffet es una buena solución: permite reducir los gastos, ya que el servicio es mucho más barato; es más dinámico y rápido que una cena sentada; y a la gente les suele gustar la variedad de selección que les ofrece un buffet.

También podés plantearte la opción de armar un cóctel-cena con una combinación de comida fría y caliente. Por supuesto que no darás la imagen formal y elegante de una cena sentada, pero es bastante más económico, más rápido, ofrecé una variada selección de platos a la gente y les permite interactuar. Y si no querés que la gente tenga hambre, siempre hay la solución de poner, además de la picada creativa, una fideuá o una paella para los más hambrientos…

El lugar y la decoración
Elegí un lugar con carácter. Existen muchos lugares que ya están decorados, de manera general o temática. Con este tipo de lugar, no tendrás que agregar más decoración y esto te ahorrará mucho presupuesto. Los lugares con estilo suelen ser más caros de alquilar pero, a pesar de esto, muchas veces se acaba pagando mucho menos que tomando un lugar barato y decorándolo. Aprovechá también la configuración del lugar para tu puesta en escena…

¿Tenés que repartir muestras del producto a los asistentes? Aparte de montar un stand para distribuirlas, las podés también utilizar como decoración en el lugar. Por ejemplo, si vendés productos tipo botecitos de champó o body-milk, las podés colgar de palitos entre las decoraciones florales del lugar, o colgarlas de hilos transparentes haciendo cortinas. No sólo supone una decoración distinta (y muy económica…) sino también comunica tu marca de manera única, sin tener que montar accesorios adicionales.

Intentá negociar con el lugar para conseguir un paquete que incluya el equipo audiovisual y la decoración floral. Muchas veces, los lugares tienen sus propios equipos y floristas. Si conseguís un acuerdo, puede salirte más económico que contratar un proveedor fuera si el lugar ya tiene lo que necesitás.

Si estás montando una cena temática, comprobá con tu proveedor (lugar, diseñador o decorador) si ya tiene algo similar construído para un evento anterior. Si los accesorios ya están construidos, no tendrás que pagarlos completamente sino sólo pintarlos de nuevo.

Finalmente, no olvidés que en el campo de la decoración, existen mil soluciones creativas para gastar poco: seleccionando materiales poco costosos (plástico, papel, botellas por ejemplo), aplicando una decoración zen o minimalista (unas piedras redondas en un plato cuadrado elegante por ejemplo, dan un toque moderno y cuestan poco), utilizando las luces para limitar el trabajo de carpintería, etc. Hablá con un diseñador o sencillamente abrí los ojos y buscá ideas en eventos, revistas, negocios…

Actividades
Una tendencia clave del mercado de eventos es buscar la participación de los asistentes, implicarlos en el evento. Esto te puede ayudar a reducir tu presupuesto de entretenimiento: en vez de contratar una actividad donde los asistentes son sólo espectadores, contratá una en la que puedan participar también. Por ejemplo, mientras los asistentes están esperando en la cola, contratá a un malabarista que los entretenga y también les enseñe algunos trucos. El karaoke también ofrece puede ofrecer horas de diversión durante un evento interno. ¡Dejá que los cantantes de la empresa demuestren su talento! Existen muchas actividades que los asistentes pueden realizar: podés hacer una sesión de adivinanzas (“quiz”). Si las preguntas están bien pensadas y son divertidas, puede salir de maravilla. También podés pedir a los asistentes que hagan una pequeña actuación (funciona sobre todo en eventos internos, con empleados): cada departamento puede realizar una escena divertida sobre un acontecimiento del año por ejemplo.

¿Querés música en vivo? Negociá con el grupo para que actúe dos veces en lugar de tener que contratar dos grupos diferentes. Buscá un grupo que tenga un repertorio amplio para dar dos ambientes diferentes: uno como música de fondo durante el cóctel y otro para entretener a la gente después la cena.