La idea es sencilla: en muchos casos una multinacional que cancela un evento ni tiene los procesos para preguntar a otra oficina si desea utilizar los servicios que la primera ha cancelado. Y cada una define sus propios acuerdos (con suerte…) a nivel local, sin consolidar su contratación. Y si se define un proceso de contratación, un acuerdo marco con un proveedor o un hotel preferencial, lo más probable es que la gente se lo salte.

En un mundo en el cual las empresas cazan el ahorro con pasión, corregir este “desorden” se está volviendo prioritario. En la mesa redonda de este Meeting Industry Forum, profesionales de Castrol, Morgan Stanley, Ernst & Young y un consultor analizaron cómo conseguir más disciplina, más “cumplimiento” en las políticas de eventos.

Algunos aprendizajes:

- ¡Educa!
Castrol montó todo un proceso con varios eventos, animaciones gráficas, un librito que se entregó a sus empleados… para que la gente entienda la importancia de los procesos y los aplique. Y su veredicto está clarísimo: “los ahorros que hemos conseguido gracias a esto son mucho mayores que lo que invertimos en el programa”. Se confirma que para cambiar comportamientos, nada vale los eventos…

- Explica los beneficios
Todos acordaron que para que la gente aplique los procesos hace falta más que una orden de arriba: tienen que entender por qué, cuál es el beneficio para la empresa, para el equipo, para ellos mismos…

- Ten la buena tecnología
Son necesarias dos cosas: definir procesos y analizar los datos para seguir su aplicación. Una vez los procesos están definidos, es vital tener una tecnología impecable, que permita a todos tener acceso a los eventos cancelados, ver el nivel de cumplimiento y dónde están los fallos, hacer un buen reporting, poder entender los ahorros conseguidos, etc. La tecnología será esencial, en un mercado en el cual, como se recordó, Excel sigue siendo demasiado común.

- Agencias (quizás…)
La ayuda tecnológica puede venir de las agencias. Algunos participantes las utilizan, otros tienden a organizar internamente, pero la creatividad y la tecnología destacaron como valores añadidos claros de las agencias, que pueden ser un impulsor del “cumplimiento”.

- Se paciente
Todos reconocieron que se trata de una ruta que nunca acaba. Nunca se consigue un 100% de cumplimiento, llegan nuevos empleados a educar, se hacen excepciones. Pero siempre hay que mantener la presión, la comunicación, la educación, sacar nuevos aprendizajes y adaptar el programa.

En todo caso, prepárate: es un tema esencial, que encaja en el nuevo tema candente en EE UU: el strategic meeting management, gestión estratégica de eventos, que consiste en que cada empresa defina claramente su programa de eventos, los objetivos que pretende conseguir con éstos, el modo de medición de los resultados, y obviamente sus procesos de compra en este campo con acuerdos marco y procesos para asegurar que se optimicen los gastos en cada evento. Y que haga esto a nivel de toda la empresa. Parece sentido común pero casi ninguna empresa lo hace. Seguirá, sin duda…