Lo que pueden cambiar las asociaciones en sus congresos y reuniones

- Ofrece sesiones cortas. El tiempo de atención medio de la gente se estima en 20-25 minutos, y las ponencias de una hora y media que se siguen en el congreso se asemejan a una masiva perdida de tiempo. Las conferencias míticas de TED.com tienen ponentes de primerísimo nivel, pero les exige que sus ponencias no duren más de 20 minutos. Corta tu contenido en módulos de 15-20 minutos. De todas formas, los participantes no recordarán la hora y media de contenido; explica a los conferenciantes que el contenido tiene que ser breve, con mensajes muy claros, y muy factual. Y si un tema es complejo y requiere tiempo de verdad, se puede cortar en varios trozos (ver punto: “Nuevos formatos”).

- Plantea nuevos formatos. ¿El Powerpoint con sala en teatro es la única solución? Para nada. Si tienes algo de piedad por tus delegados, no les vas a infligir un día entero de Powerpoint. El PowerPoint con ponente se puede sustituir, por un vídeo, una entrevista, un talk show, una escena de teatro, una presentación concentrada tipo “pecha-kucha”, un quiz… Otros formatos que han salido en los últimos años (World café, open space, bar camp…) se basan en la participación de la gente y el intercambio de opiniones, que permitirán implicar a tus congresistas, interesarles y que los conocimientos de unos ayuden a formar a los otros congresistas.

- La letra ha muerto: nuestro mundo se ha vuelto visual y el PowerPoint con siete líneas es indigestible. Una foto, dos palabras, un concepto, y el resto se puede comentar. El cerebro humano procesa imágenes mucho mejor que el texto.

- Interactivo. Lo sabemos: ya haces una sesión de preguntas al final de tu ponencia. Pero la interactividad se tiene que aplicar a lo largo de toda la sesión: una explicación de concepto, un ejercicio, otra explicación, un debate, etc. El contenido se tiene que “digerir”, y para ello el asistente tiene que ser activo.

- Deja respirar: toma salas “demasiado grandes”, para que los asistentes estén a gusto. Las ideas no fluyen si uno parece estar en un vuelo low cost. Piensa en un montaje en cabaret, con espacio para moverse y luz natural. Y asegúrate que la gente se levante regularmente: dos horas sin moverse hacen que la sangre circule menos y que uno piense de forma menos clara.

- Que hagan amigos: la gente asiste a congresos tanto para aprender como para conseguir contactos nuevos. El networking se ha convertido en una verdadera obsesión para los profesionales. Y el networking tiene que ir mucho más allá del hecho de poner un coffee break a media mañana (donde la gente irá a hablar con sus conocidos más que con nuevas personas). Existen muchas soluciones: tener un montaje en cabaret y hacer cambiar de mesa a los asistentes, a media sesión para que conozcan nuevas personas, o incluso montar una sesión de speed networking (que parece ridículo pero que suele funcionar muy bien), haz juegos para romper el hielo. No les gustará al principio, pero te lo agradecerán al final cuando vuelvan a la oficina con 40 tarjetas de visita.

- ¡Innova! La mesa presidencial es un formato muy frío, estático y que crea distancia. ¿Por qué no sustituirlo por unos sofás? La cena sentada es también estático y a menudo cansado; la tendencia es ir a formatos de cóctel-cena, más propicios al networking.

- Ten una pata online. Un evento “suelto” es absurdo: crea una presencia online para animar tu comunidad. Puede ser una presencia en red social (OPC España ha utilizado Facebook por primera vez en su congreso de Málaga, este año) o en tu web, pero una presencia online permitirá anticipar el efecto de “comunidad” y extenderlo después del evento. El evento virtual no ha ganado la partida al evento físico, y probablemente nunca la ganará… pero el evento que tiene una sólida presencia online, para debates, contactos pre- y post-congreso, información de la “comunidad”, seguimiento del evento, es la tendencia muy clara. ¡Entramos en la hora híbrida