Actividades:
Contratá un catering de gran fama para crear un menú sencillamente increíble: ¡eso será la parte central del acto! Podés pedir a tu catering que contribuya ofreciéndote un descuento o incluso sólo cobrándote sus costos a cambio de tener su marca asociada al evento (comunicada en las invitaciones y durante el acto).

Complementá esta comida de lujo con animaciones de calidad: no se trata sólo de un evento caritativo sino también de un evento para recordar… Animá a tus invitados con mini-espectáculos entre los platos o con un concierto después de la comida. También puedes acabar la noche con una gran fiesta… Seleccioná cantantes o artistas compatibles con tu tema: elegantes y bastante conocidos: personalidades locales o incluso artistas de fama internacional.

También podés organizar una subasta para conseguir ingresos adicionales. ¡Asegurate de que se comunique correctamente en las invitaciones para que los invitados estén preparados para jugar su papel! Podés incluir una descripción o fotos de los artículos que vas a subastar. Durante el cóctel, podés exponer los objetos para que todos los puedan ver… y prepararse para la subasta.

Si tu empresa aporta una contribución financiera al evento, lo podés comunicar durante el acto, por ejemplo con un cheque simbólico que la empresa da al representante de la organización caritativa. Podés invitar a varios socios de la organización para que compartan estos momentos.

Presupuesto:
La clave de este evento es buscar buenos acuerdos de esponsorización con tus proveedores: negocia con todos para reducir el costo, a cambio de comunicación de su marca (durante el evento, pero también después en la comunicación post-evento).

Consejos:
Los objetos a subastar pueden ser pequeñas obras de arte o de artesanía concebidos por la organización que recibirá la contribución. También podés proponer buenas botellas de vino, por ejemplo. Busca otros espónsors y define con ellos lo que pueden contribuir a tu evento (a cambio de comunicación de su marca en el evento).

El menú tiene que ser simplemente extraordinario. Trabajá en estrecha colaboración con tu catering para que diseñe un menú único, desde la calidad y originalidad de la comida y de los vinos hasta la presentación y el servicio…
La decoración también es importante: desde el área del cóctel hasta el ambiente general, las mesas, la selección de la música, los centros de mesas florales... ¡Prestá atención a cada detalle! La decoración no tiene que ser muy sofisticada, pero sí muy elegante.

Más...:
Comunicación:
Es importante que comuniques y expliques los objetivos del evento de beneficiencia y que suministres información acerca de la entidad que vas a apoyar con el acto.

Además de dossiers y folletos, por qué no armar una pequeña exposición con fotos y textos ilustrativos de la actividad que desarrolla la Organización.

Tus asistentes podrán comprender mejor a qué están contribuyendo... La exposición misma puede ser parte de la decoración, y tus asistentes la podrán visitar durante el cóctel.