Sergio Ventura, Presidente de Kaizen, analizó que desde hace ya unos años y a nivel mundial, el área de Compras fue asumiendo un nuevo rol en la organización de los eventos empresarios. Y según remarcó, este fenómeno llegó también a Argentina.

Hasta hace un tiempo el modelo “tradicional” de gestión consistía en que las Gerencias de RRHH o Marketing convocaban a los organizadores y proveedores de eventos para realizar una acción determinada. Muchas veces, la propuesta se definía a partir de un trabajo previo y conjunto con un organizador de eventos, con quien la empresa ya tenía un vinculo establecido a lo largo de trabajos anteriores desarrollados con eficacia. Luego se desarrollaban diferentes etapas de co-creación, a través de las cuales se determinaban los objetivos, y se definía un curso de acción. Finalmente ese pedido se trasladaba a los responsables de Compras de cada compañía, para que se ocuparan de los aspectos administrativos.

Pero en algunas empresas, las cosas comenzaron a realizarse de un modo diferente. La situación hoy es que las gerencias de RRHH o de Marketing deben transmitir sus deseos de realizar un evento a la Gerencia de Compras, y es este sector el que analiza y determina qué acciones se llevarán a cabo, y qué presupuestos serán aceptados. Incluso, en varias empresas multinacionales, directamente se implementó un sistema de cotización online que el organizador o proveedor debe completar.

Según explicó Ventura, esto produjo un cambio muy grande de paradigma, generando una nueva etapa para todas las partes: compradores, usuarios y proveedores.

El primero de ellos es que la empresa termine decidiendo solo en función del precio, dejando de lado otras variables fundamentales en la provisión de un servicio como la creatividad, el profesionalismo o la calidad de lo que se contrata. Ventura ejemplificó el tema: “¿Como se puede transmitir en un presupuesto on line que esta actividad es mucho mas eficiente y divertida para la gente?”

Por otro lado, muchos organizadores o proveedores de eventos, que ya demostraron su profesionalismo y conocen la cultura corporativa del cliente, deben volver a “mostrar sus credenciales” a la hora de cada licitación. Por ese motivo, sostuvo Ventura, es sumamente importante que los responsables de Compras tengan gran conocimiento sobre cómo se realizan los eventos, qué procesos se deben cumplir, qué proveedores y aspectos involucran, y participen desde el principio en el desarrollo de la acción, para estar plenamente consustanciados con las necesidades y demandas del área de RRHH o Marketing, que lo solicitó en primer lugar. De esta manera podrían gestionar de una manera óptima, facilitando la gestión tanto hacia la propia empresa de la que forman parte, como hacia el organizador o proveedores del evento.

Por su parte, Olivier Buton explicó que MCI compra productos y servicios para congresos y eventos en forma global. Pero al tener sedes locales y trabajar de una manera descentralizada, se le hace posible gestionar de una manera más integral las necesidades puntuales de cada cliente en los distintos países. Este sistema proporciona al comprador un mayor poder de negociación con los proveedores. Además, la coordinación y comunicación de acciones en distintos países permite brindar a las empresas multinacionales clientes de MCI un servicio de alta calidad, a la vez que se logra un mayor control interno. LO QUE a su vez, se traduce en la producción de información inteligente para una mejor gestión del negocio.

Hace 3 años aproximadamente, MCI percibió que en las empresas europeas y americanas comenzaban a dar un mayor lugar al área de Compras, ya no solamente para el pedido de presupuestos sino también para la elección y posterior adquisición de productos y servicios destinados a eventos corporativos. Pasajes aéreos, alquiler de predios, servicios de catering o reserva de hoteles, son algunos de los rubros de los que tradicionalmente se ocupaban los organizadores de eventos y que hoy en muchas compañías son decididos por el área de Compras.

El experto cree que esta tendencia se debe a que las compañías percibieron que la gestión global implicaba una reducción importante de costos en la compra de estos productos y servicios, y verificaron los beneficios financieros que podían lograr al tener un mayor poder de compra: precios más competitivos, mejores condiciones de pago, etc.

Por otro lado, la crisis financiera internacional potenció en las compañías la necesidad de optimizar los recursos y los beneficios. Justamente, a raíz del endurecimiento del mercado las empresas tienen cada vez mayor necesidad de organizar eventos, y mucho mas agresivos que en otras épocas, por lo que la forma de reducir costos es enfocarse en el ROI. Si bien MKT o RRHH siguen siendo los principales interesados en la organización de las actividades, a partir del cambio de rol del área de Compras se pueden conciliar los intereses de todas las gerencias. Esto puede lograrse si el sector Compras participa desde un principio en la definición, alcances y objetivos del evento.

Con ese objetivo, Sergio Ventura propuso la formación de un foro de compradores, para facilitar el intercambio de información sobre los organizadores, proveedores y servicios de eventos. Finalmente, para las empresas organizadoras o proveedoras de productos y servicios para el sector, esta nueva modalidad de compra resulta un desafío, ya que es muy complicado establecer ciertas ventajas o beneficios basándose solo en una presentación por mail. Por eso Ventura rescató el concepto de los proveedores como socios estratégicos, y señaló que para las empresas es importante trabajar con ellos a largo plazo, de modo que conozcan la cultura corporativa, los standares de calidad de la empresa, etc.