¿Cierre de año o estrategia de RRHH?

"Los tiempos cambiaron y las empresas cada vez más tratan de tener asegurado el lugar donde realizar la fiesta de fin de año", comenta Any Vodovosoff - Producción de Eventos, Producciones de Eventos. Para las empresas, celebrar el fin de año con sus empleados es más que un brindis por el esfuerzo realizado.

Se trata, además, de una estrategia de Recursos Humanos para mejorar el clima laboral y así contribuir a la integración del personal. Que los salones estén todos reservados a mitad de año no es excusa alguna para los organizadores de eventos.

La clave está en dedicarse con antelación. Y si el stock de bebidas comienza a agotarse o el servicio de catering no alcanza con sus mozos y barman...lo mejor es saber delegar las tareas.

Comienza la producción del evento
Definir punto por punto antes de poner manos a la obra no es tarea fácil pero es la forma de rendir prolijamente ante la carrera contra reloj. ¿Cómo se hace? "Trabajando en conjunto con el cliente, manteniendo charlas informativas y sugiriendo la producción acorde al perfil de la empresa y al público que va a ser invitado", explica Lili Schneider de la consultora integral de eventos Celebremente.

En medio de la vorágine de precios ante la actual economía cambiante, no hay costos que se mantengan hasta fin de año. Lo ideal es calcular un promedio del presupuesto que se necesita, con excedentes de reserva.

Se pueden alquilar carpas con alrededor de $600; contratar un servicio de fotógrafo por $600, armar un video: $700, elegir un DJ por $500 y armar tarjetas o souvenirs hasta $400. Por supuesto, conseguir la animación del evento; un locutor que varía los $500 hasta humoristas que rondan los $900.

Crear una idea
Las empresas que se manejan con organizadores externos realizan sus pedidos generalmente a principio de año. Algunos organizadores trabajan mediante un comité de fiestas que arman o sugieren armarlo para crear el evento. Una acción que "libera de responsabilidad" a un único encargado.

"Nuestro departamento creativo genera distintas temáticas que luego se terminan de idear con el comité de fiesta. Lo primero a definir es el lugar; puesto que desde el mismo puede surgir la idea", explica Any Vodovosoff - Producción de Eventos.

"Las reservas del lugar se realizan con un año de anticipación y los servicios se van contratando con seis meses de antelación aproximadamente", cuenta Lili.

De uno de esos comité en Any Vodovosoff - Producción de Eventos, allá por el 2005, fue que surgió la idea de hacer una fiesta con "bombos y platillos", idea que se respetó a rajatabla y disparó la organización:

"Comenzó en el jardín de la quinta a la noche, en el final de la recepción y desde atrás de los árboles, se escuchó música de tambores, y bailarinas afro-brasileras empezaron a danzar. Llamaron la atención y con alegría y amabilidad, en movimiento, los acompañaban al ingreso del salón. Luego tuvieron un espectáculo de tambores japoneses, gauchos con bombos y boleadoras y finalmente una batucada participativa, con congas, bongo, maracas y platillos". ¡Literalmente, con bombos y platillos!.

Entretener-los
Los espectáculos más buscados en las grandes empresas suelen ser bandas y shows en vivo. Las que tienen un presupuesto flexible contratan figuras de televisión: Roberto Pettinato, Dady Brieva, Julián Wich, Los Auténticos Decadentes, Los Pericos, etc.

Y desde hace un par de años, muchas optaron también por el humor, llevando a integrantes de obras de teatro stand up para que realicen monólogos: "Cómico Stand Up", "De a 1", "Cincomediantes". Estos shows dan pie a desencadenar las famosas bromas internas de la empresa, esas que se traducen en canciones para los jefes o ponen en ridículo a los gerentes.

Lo más esperado de la noche de fin de año suelen ser los sorteos que, según el presupuesto, pueden incluir viajes, computadoras o plasmas, reproductores de mp3 hasta cámaras digitales.

"Ideas nuevas, decoraciones diferentes, artistas y bandas musicales...y por sobre todo, destacarse en originalidad con respecto a los años anteriores", es lo principal que buscan las empresas asegura Lili.

"Una fiesta que comenzaba apenas salían de las oficinas, a las 5 de la tarde; el camino hacia la carpa ya estaba decorado, evidenciando que ése era un día distinto a los habituales. Llegaban a un sector donde eran recibidos por un Aladino, que junto a una princesa árabe daban la bienvenida y ofrecían un agal de obsequio para los hombres y una pulsera con moneditas para las mujeres y colocaban su nombre en la urna. Budda Sound los acompañaba con música y show mientras disfrutaban de una recepción al aire libre, con tarotista y una pareja falsa de colados. Luego ingresaron raperos mezclándose con los invitados e hicieron un show de sus típicas piruetas. Petinato fue el conductor de lujo que potenció el evento. Algunos se animaron a bailar la chacarera que tocaron los Cuatro Vientos y los Tenores de Sofovich cantaron una canción alusiva a la empresa. Después, llegaron los Ratones Paranoicos y terminaron completando el vestuario oriental cuando al ritmo de batucada de música árabe-rock se repartieron como cotillón pañuelos árabes para los hombres y velos con gasa con moneditas para que las mujeres muevan sus caderas", recuerda Any Vodovosoff - Producción de Eventos.

Los números...
El número de asistentes de una fiesta de fin de año empresarial varía entre 150 y 300 invitados, depende de la cantidad de empleados de la compañía y de la excepción de ir con acompañante.

Según datos de la Asociación de Organizadores de Fiestas, Reuniones Empresariales y Proveedores Afines (AOFREP), en diciembre de 2007 se realizaron más de 2200 eventos con una convocatoria aproximada de un millón de participantes. Una suma que orilla más de 300 millones de pesos en la organización de las fiestas.

Otro dato aportado, muestra que las grandes empresas gastan entre $ 300 y $ 500 por persona. Los lugares en alquiler varían según la cantidad de m² y llegan hasta $ 35.000, en lo que respecta a una mega fiesta. Si se contratan famosos, de $ 10.000 a $ 50.000. Las bandas de primera línea también se llevan unos $ 50.000, las no tan famosas pueden cobrar $ 35.000 y las desconocidas cobran menos de $ 4.000 al igual que los artistas que no pertenecen al medio televisivo.