Dentro de la variedad de eventos, los Congresos se destacan con sus propias características. Si bien no hay un modelo estándar en el cual los organizadores puedan basarse para su planificación, no obstante, siguen pautas comunes en su mayoría. Generalmente se reúnen miembros de asociaciones, organismos o profesionales específicos para debatir cuestiones fijadas con anterioridad. Son eventos que se realizan de manera formal y para otorgarle un peso importante, suelen tener lugar personas destacadas del sector que hayan organizado el Congreso, ponencias, autoridades y profesionales. De acuerdo a su modalidad, Nacional o Internacional, un congreso puede planificase con meses de anticipación y hasta con cinco años, en el caso de ser a nivel mundial. En primera instancia hay que definir los objetivos del congreso para conocer los sectores a los que se puede implicar. Luego, tendrán lugar los objetivos, las intenciones, definición de los miembros organizadores, presupuesto, marketing, ponentes a invitar (costos), elección de fechas, lugar del encuentro y la organización de Comités. A partir de estos puntos se podrá diferenciar las necesidades materiales y humanas que implicará la organización del Congreso. Tal es así, que se podrá evaluar, en rasgos generales, el costo del evento. Y evaluar, también, la utilización de una empresa organizadora como así el armado del comité. Ambos polos son indispensables durante el proyecto del evento.

El comité y la empresa organizadora
"El Comité Organizador da las pautas características del congreso, ya que todos son diferentes, es responsable de los temas y oradores a incluir, supervisa y resuelve sobre los gastos a efectuar - explica Ana Juan, CEO de Ana Juan Congresos. En tanto "la empresa ejecuta todas las tareas de logística y organización que se derivan de las resoluciones del comité organizador y aporta su know how y experiencia para que estas decisiones sean las mas apropiadas".

Ambos mantienen una relación muy estrecha durante la preparación de un Congreso, ya que el Comité es la autoridad máxima y la empresa es la que ejecuta las tareas y asesora al Comité en las decisiones a tomar.

Existen divisiones dentro de cada Comité, según la especialidad que abarquen:

Comité Ejecutivo; generalmente compuesto por autoridades, se encarga de la toma de decisiones y resolución de pequeños problemas durante la organización del congreso.

Comité Financiero; se encarga de las cuentas, los presupuestos, aprueba gastos, etc., encargado de todo lo que tenga que ver con los ingresos y gastos.

Comité de Personal; es aquel cuya misión es todo lo que tenga relación con el tema laboral del congreso. Es el encargado de contratar el personal necesario para las distintas áreas del congreso.

Comité Científico; es una especie de jurado o tribunal, encargado de los aspectos científicos del congreso, evaluando ponencias, proponiendo temas, etc.

Comité Técnico; es el conjunto de personas formado por los profesionales que se encargan de los aspectos más técnicos del congreso.

En lo que respecta a la actividad de la empresa organizadora, todo "el proceso previo es importante, hasta los detalles más pequeños, la clave es pensar en todo con anterioridad, cumplir las fechas previstas y no dejar ningún cabo suelto". Esto implica, también, el hecho de contactar a todos los proveedores con antelación y tener reuniones previas con cada uno para chequear todos los servicios contratados.

El lugar
Estimar la cantidad de personas que asistirá al congreso, variando si es nacional o mundial, dará las pautas para definir el espacio que se requiere y una idea de su globalidad. Prever la concurrencia permitirá calcular la capacidad que debe tener como mínimo el espacio elegido. Dependerá también de cada especialidad, pero la "expectativa es entre 6000 a 20000 personas en un congreso internacional y entre 300 a 5000, en uno local", dice Ana Juan, de la empresa Ana Juan Congresos.

Tener en cuenta
Seleccionar la sede del evento, tener el cronograma de vuelos y su frecuencia, contar con las habitaciones suficientes a la cantidad de personas que se estima recibir en la ciudad que se organiza, los precios y la empresa de seguridad, son fichas claves para tener en cuenta a la hora de pensar en congresos mundiales.

También, si se precisa realizar una serie de conferencias, pasar diapositivas, videos o proyección de datos, es muy importante saber con qué cuenta la sala, para su contratación o no. En lo que refiere al sonido, la cantidad de micrófonos, si deben ser inalámbricos o no es necesario, y a la iluminación, el tamaño y ubicación de los asientes del auditorio.

Siempre es importante disponer de otra sala en la que se pueda recibir a los ponentes o efectuar algún tipo de preparación de sus conferencias. También, puede ser necesario contar con una segunda sala anexa para ruedas de prensa, presentaciones o donde se servirá un coffee break o cócktel.

Protocolo y Comunicación
La imagen del evento se desarrolla desde la primera impresión en convocatoria hasta el lugar donde se eligió para realizarlo. Atender a los invitados, ubicarlos en los respectivos asientos, proveerles información de folletería, guiarlos hasta los lugares donde se realicen ponencias y mantenerlos protegidos, en cuanto al personal de seguridad contratado, son las cuestiones que hacen al valor agregado de un evento internacional.

"Los congresos mundiales tienen en su mayoría el ingles como idioma oficial y se contrata traducción simultanea a la lengua local de las sesiones mas importantes", cuenta Ana Juan. "Algunos congresos tienen dos o tres idiomas oficiales, depende de la reglamentación de la institución convocante, y se contrata la traducción simultanea de y a esos idiomas".

La comunicación dependerá de los impresos, intercambio de visibilidad en stands de congresos con similares temáticas en el exterior y en argentina, newsletters, Internet, material publicitario, etc.

Alojamiento y traslado
Por lo general, el alojamiento se maneja a través de una agencia de viajes. "En el caso nuestro tenemos nuestra propia agencia, su función es el manejo de alojamiento, tours pre y post congreso, excursiones en Buenos Aires y transporte", aclara Ana Juan.

Tanto para los disertantes como para los asistentes al congreso, se deberá tener en cuenta el hospedaje. Es conveniente que el mismo sea cerca del lugar donde se desarrollen las actividades, ya que sino se deberá prever, además, los traslados hasta el evento.

Finalización del evento
Tener una reunión post evento junto al comité, la empresa y colaboradores externos es crucial para discutir tanto los puntos que funcionaron como los que aún quedan por pulir para el próximo año. Una buena manera de dar el cierre al ciclo del congreso es enviar cartas de agradecimiento a los auspiciantes y a cualquier persona o empresa que haya colaborado.

Enlaces
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