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04-04-2016

¿Un congreso sin speakers? ICCA Ibérica lo ha hecho (¡y funciona!)

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El capítulo ibérico de la asociación se reunió como cada año, esta vez en la glamorosa ciudad andaluza de Marbella. Pero decidió cambiar el formato del congreso, aplicando principios de meeting design. Estuvimos allí, nos lo pasamos muy bien con otros 80 congresistas de la asociación, y experimentamos este momento de meeting design. Nada es perfecto en este mundo, pero sin duda el meeting design es una verdadera mejora apreciado por los participantes con los que hablamos. Sigue leyendo, para ver formatos frescos y una manera de concebir eventos centrada en el participante...

La asociación utilizó MindMeeting, cuyos Mike van der Vijver y Chema Gómez diseñaron el evento como debe ser: mucha preparación, entrevistas a los participantes de años anteriores sobre sus expectativas de este congreso, todo esto cuestionando mucho la forma tradicional de hacer las cosas. Cuestionando por ejemplo la idea de que un congreso debe tener speakers. ¿Y si el conocimiento común de todos los participantes fuera más valioso que el de cualquier speaker?

El evento empezó como siempre con una actividad de RSC, concretamente una actividad de plantación de árboles organizada por Exploramás. Esto fue seguido por una gymkhana para descubrir la ciudad y su historia. Equipados con tabletas, los grupos tenían que encontrar lugares específicos de la ciudad, resolver quizzes y tomar fotos con la tableta - una buena manera de romper el hielo. Esto fue seguido de un cóctel-cena relajado (¡sin discurso de político, adoro el meeting design!).

En esta primera noche, como idea divertida, todos los novatos en este congreso podían quedarse debajo de un manojo de globos verdes para expresar su deseo de conocer gente nueva. Los veteranos tenían entonces que acercarse a ellos y llevarles a conocer tres personas. Una buena idea, sin duda, aunque la disciplina latina no es suficiente para que esto funcione perfectamente, y los participantes acabaron a menudo repartidos de forma más accidental por la sala. Pero el hielo estaba roto con las dos actividades previas.

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Al día siguiente, después del desayuno, los participantes caminaron por parejas al Centro de Congresos de Marbella, con una misión: debatir durante este paseo un tema que los organizadores les habían dado a cada pareja. Un "walking meeting" interesante. La parte formativa empezó entonces, con unos discursos de agradecimiento (destacamos el de René Kachler del Costa del Sol Convention Bureau, que con el coaching de MindMeeting, no habló de centros de convenciones, sino de lo que le gusta hacer en su ciudad natal, y los atardeceres mágicos de los que ella disfruta todos los días. Un discurso personal vale más que cualquier discurso de venta...

Entonces, ¡a trabajar! Los participantes tenían que preparar, en grupos pequeños en cabaret, una candidatura para un evento real, a elegir entre un congreso médico o un lanzamiento de producto interno de una compañía farmacéutica. Una actividad divertida, que hizo pensar y trabajar a todos, sobre la mejor forma de concebir y articular una candidatura. Luego, cada grupo presentó a los jueces (Raphaela Verri Rocha de Novartis y José Antonio López Trigo de la Sociedad Española de Geriatría, así como Chema Gómez), que hicieron su elección y explicaron luego a los participantes el punto de vista, los gustos y disgustos del cliente final. Un gran momento del aprendizaje que finalizó con discusiones por pequeños grupos de tres personas debatiendo lo que aprendieron con esta sesión y lo que llevarían a la práctica.

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Después del almuerzo, otra sesión de crowdsourcing: Durante su diagnóstico pre-evento, los meeting designers había identificado seis temas en los que los miembros de ICCA buscaban ideas frescas. Por lo que montaron un formato "semi open space" en el jardín del precioso hotel Don Pepe: se definieron seis grupos, cada uno con un rincón de jardín, un flip-chart y un tema a debatir. Los participantes podían elegir uno de los grupos, y participar en una discusión sobre el tema definido durante una hora, o cambiar de grupo cuando lo querían, como siempre en formatos "open space". Se apuntaron las ideas en el flipchart. Luego, volvimos al centro de congresos para una sesión de debrief, lo que suponía la oportunidad de escuchar las conclusiones de cada grupo. Siguió un intercambio de mejores prácticas en el que cada participante trajo uno de sus aprendizajes o mejores prácticas, y lo compartió con el grupo, en un montaje circular (¿Alcohólicos Anónimos, fuente de inspiración sobre montajes en reuniones?).

Esa noche, los participantes fueron al hotel Puente Romano (en un paseo por la playa, ¡el mejor transfer!) para la cena de gala. Y al día siguiente, tuvo lugar la asamblea de la asociación, así como un workshop en el que participaron los que habían llevado al congreso un cliente asociativo. Breves reuniones les permitieron llegar a conocer a los clientes de los demás participantes en esta sesión.

Destacamos también otra locura del momento: los joggings de la mañana. Poca gente, pero unos valientes fueron a correr en la playa a las 07:30, para activar el cerebro antes del congres. Wellness en acción...

El evento finalizó con un post-tour organizado por el anfitrión, Costa del Sol Convention Bureau, para descubrir la zona, especialmente Ronda y Málaga.

En general, una buena experiencia, una oportunidad de comprobar el valor del crowdsourcing y experimentar el meeting design. Y como siempre con esta asociación, un momento en el que los competidores son colegas, comparten experiencias, y entienden que lo mejor que se puede hacer es mejorar todos juntos.

 


 



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