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13-07-2015

Meeting Design o la ciencia del comportamiento humano

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Rosa Garriga, directora de comunicación de MyQaa, asistió recientemente a un curso de formación de MindMeeting, los pioneros del meeting design en Europa. El conductor fue Mike van der Vivjer, cofundador además de autor del libro ‘Into the Heart of Meetings´. Esto es lo que nos ha contado Rosa sobre sus aprendizajes.

El curso superó las expectativas de todos cuando descubrimos los entresijos de esta disciplina a través de varios trabajos prácticos: el meeting design trata sobre la capacidad de influir en el comportamiento de la gente durante el evento, de forma que se convierta más tarde en un impacto a largo plazo para la finalidad del organizador del evento. Existen muchas formas en las que podemos intervenir para provocar un cambio de comportamiento. Las posibilidades son infinitas, pero para tener algún marco de referencia, nos dieron algunos puntos de partida, que me parecieron muy interesantes para conseguir el brainstorming que siguió.

Para comenzar tuvimos que elegir un venue que ‘enviara´ los mensajes correctos. Al principio del curso ya habíamos dado una vuelta por Dexter House, el espacio donde realizábamos el curso, para apuntar que nos estaba ‘diciendo´ ese lugar a nosotros. Yo estaba muy impresionada con Dexter House porque me pareció un oasis de tranquilidad en pleno centro de Londres, con excelentes instalaciones para reuniones. Me gustó especialmente la amplia variedad de café y aperitivos que estuvieron disponibles todo el día.

Durante el ejercicio estos fueron los conceptos que me inspiraba el espacio: colaboración, curiosidad, calidez y relax... excelentes mensajes para recibir antes de comenzar un curso de formación, ¿no crees?

Otra forma de influir en el venue es a través de lo que Mike llama marcadores. Los marcadores son objetos que utilizamos para, de nuevo, desencadenar un determinado comportamiento. Por ejemplo, a mi equipo se le dio la tarea de diseñar una habitación que debía alentar conversaciones informales entre los miembros de una junta ejecutiva. Sugerimos que incluyese un refrigerador de agua (para propiciar momentos más frescos), sofás, lámparas con luces suaves y mesas altas. Lo genial de estas técnicas es que se pueden hacer muchas cosas con un presupuesto muy bajo; la diferencia reside en qué haces.

Por supuesto, la distribución de la sala es muy importante. Durante el curso nos pasamos los dos días sentados en un semicírculo alrededor de Mike. Me pareció que esa disposición favorecía un nivel más profundo de intimidad entre los estudiantes. No obstante movimos a menudo las sillas en varias posiciones, por lo que la flexibilidad de los espacios es clave.

Después teníamos que buscar y elegir un contenido que fuera ‘pegadizo´ y que despertara la curiosidad de nuestros posibles participantes en el evento de forma que se vieran implicados en él a lo largo de todo el día. En este punto son muy importantes los speakers, que Mike denominó ‘proveedores de contenido´: hay que olvidarse de las presentaciones en una sola dirección, los asistentes deben estar involucrados en la creación de contenido también. Dar un papel activo a los participantes del evento es uno de los principios fundamentales de esta metodología. También entrevistarlos debe ser una necesidad durante el proceso de diseño. Aprender acerca de sus expectativas, qué ellos quieren sacar del evento, qué experiencia buscan, y así sucesivamente.

Uno de mis principales aprendizajes fue ‘usar los sentidos´. Supongo que estarás de acuerdo conmigo en que tendemos a centrar la mayor parte de nuestra atención sobre la visión y la audición. Sin embargo es importante trabajar en otros sentidos, como el tacto. Durante el curso hicimos varios ejercicios que involucraron tocarse, incluyendo lavarse las manos unos a otros o dar un masaje. También hicimos ejercicios con los ojos vendados. La idea es crear una experiencia que la gente recuerde mucho después del evento, porque las sensaciones físicas asociadas con las emociones ayudan realmente a anclar el mensaje.

Otro aprendizaje fue que, cuando haces algo diferente, tienes que explicar siempre por qué lo haces. Si hacemos algo nuevo, como pedirle a la gente celebrar la reunión al aire libre o dar un masaje a otra persona, es importante explicar la razón de hacerlo (por ejemplo después de la actividad, en función del nivel de confianza con tu público). En meeting design todo tiene un propósito.

No hay una única forma de diseñar una reunión y la gente tiene diversas formas de aproximarse a ellas. Personalmente creo que el enfoque de MindMeeting es poderoso porque consigue un alto impacto con soluciones de muy bajo coste. Por el otro lado, debes ser capaz de pensar ‘out of the box´, no es tan simple como elegir un par de trucos y técnicas. Por ejemplo me di cuenta que trabajar en grupos de dos o tres personas y hacer sesiones de brainstorming al aire libre, caminando, ayuda realmente a agudizar la mente.

Probablemente lo más difícil de diseñar en una reunión no es el diseño real, la parte creativa, sino - sorpresa, sorpresa - que ‘te lo compren´ los stakeholders, y especialmente, el dueño del evento. A pesar de que te hayan pedido que diseñes esa reunión, muchas veces el propietario del evento no comparte contigo los objetivos correctos o no se atreve a aplicar algunas sugerencias audaces. Es por ello que es clave que establezcas las expectativas en la primera reunión.

Cuando estás planificando un evento ¿dedicas tiempo pensando sobre el comportamiento humano? ¿en las técnicas que vas a utilizar para influir en él?


 



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